La rendición de cuentas de subvenciones escolares exige a los sostenedores cumplir una serie de obligaciones destinadas a garantizar el correcto uso y la transparencia de los recursos públicos destinados a educación.
La importancia de gestionar adecuadamente este proceso quedó recientemente reflejada en una sentencia de la Corte de Apelaciones de Santiago, que confirmó una sanción aplicada por la Superintendencia de Educación a una sostenedora que no acreditó la disponibilidad de $764.982.902 correspondientes a recursos SEP, PIE, Mantenimiento y Subvención General.
La sanción consistió en la privación temporal y parcial del 9% de la subvención general durante cinco meses.
A partir de este antecedente, resulta pertinente revisar algunas de las principales obligaciones que deben considerar los sostenedores al administrar y rendir subvenciones escolares.
1. Rendir los recursos no es lo mismo que acreditar sus saldos
La rendición de cuentas y la acreditación de saldos corresponden a obligaciones distintas.
De acuerdo con la Ley N.º 20.529, el DFL N.º 2 de 1998 del Ministerio de Educación, el Decreto Supremo N.º 469 de 2013 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Educación, los sostenedores que reciben subvenciones estatales están sujetos a obligaciones de información, rendición y acreditación respecto de los recursos administrados.
En términos prácticos, el proceso contempla dos etapas diferenciadas.
La primera corresponde a la rendición propiamente tal, mediante la cual se declaran los ingresos y gastos realizados durante el período.
Posteriormente se encuentra la acreditación de los saldos no ejecutados, que exige demostrar mediante la documentación bancaria correspondiente que esos recursos continúan efectivamente disponibles.
Por esta razón, presentar una rendición de cuentas no significa, por sí solo, haber cumplido íntegramente con las obligaciones asociadas a los recursos recibidos.
2. La disponibilidad de los saldos debe ser acreditada
La acreditación de saldos constituye un deber de información del sostenedor frente a la autoridad fiscalizadora.
Su finalidad es permitir comprobar que aquellos recursos que fueron declarados como no ejecutados se encuentran efectivamente disponibles.
La documentación presentada debe permitir acreditar la disponibilidad de los recursos conforme a las exigencias establecidas por la normativa y las instrucciones de la Superintendencia de Educación.
Un aspecto especialmente relevante es que este deber tiene carácter indivisible: la obligación consiste en acreditar la disponibilidad total de los saldos correspondientes.
Por lo tanto, entregar antecedentes que no permitan acreditar íntegramente los recursos exigidos puede significar que la obligación no se encuentre cumplida.
3. Los saldos de arrastre mantienen obligaciones para el sostenedor
Los recursos no ejecutados durante una anualidad pueden ser utilizados durante el período siguiente, de acuerdo con las reglas aplicables a la rendición de cuentas.
El artículo 5° del Decreto Supremo N.º 469 de 2013 establece que estos recursos deben reflejarse en el registro de apertura del nuevo período.
Esto tiene una consecuencia importante: el hecho de que un recurso provenga de una anualidad anterior no extingue las obligaciones del sostenedor respecto de él.
Los saldos pasan a formar parte del nuevo ejercicio y vuelven a quedar sujetos a las obligaciones de rendición y acreditación correspondientes.
Por ello, el deber de demostrar su disponibilidad se renueva en cada anualidad mientras dichos recursos permanezcan como saldos pendientes.
4. La falta de acreditación puede constituir una infracción grave
La diferencia entre una rendición incompleta y la falta de acreditación de saldos no es solamente técnica.
El artículo 76 letra b) de la Ley N.º 20.529 contempla como infracción grave el incumplimiento relacionado con la entrega de información requerida por el Ministerio de Educación, la Agencia de Calidad de la Educación o la Superintendencia de Educación.
Cuando el sostenedor no proporciona la documentación necesaria para acreditar la disponibilidad de los saldos en los términos exigidos, puede configurarse esta hipótesis infraccional.
Esto puede dar origen a un procedimiento administrativo sancionatorio y a la aplicación de las medidas contempladas por la normativa educacional.
Por ello, la acreditación de saldos no debe entenderse como una formalidad posterior a la rendición, sino como una obligación cuyo incumplimiento puede tener consecuencias jurídicas y económicas relevantes.
5. La reincidencia puede incidir en la sanción
La Ley N.º 20.529 contempla criterios que deben ser considerados al determinar las sanciones aplicables dentro de un procedimiento administrativo.
Entre ellos se encuentra la reincidencia, regulada en el artículo 80 de dicha ley.
Esto significa que los antecedentes sancionatorios del establecimiento pueden adquirir relevancia frente a nuevos incumplimientos y ser considerados por la autoridad al momento de determinar la sanción correspondiente.
Para los sostenedores, esto refuerza la importancia de no analizar cada proceso de fiscalización de manera aislada, sino mantener un seguimiento de los incumplimientos detectados y adoptar medidas que eviten su reiteración.
6. Mantener actualizados los datos ante la Superintendencia también es una obligación relevante
La gestión administrativa del sostenedor no se limita a los recursos financieros.
La Ley N.º 20.529 contempla la utilización de los datos registrados ante la Superintendencia de Educación para efectos de las notificaciones practicadas durante procedimientos administrativos.
Por ello, es responsabilidad del sostenedor mantener actualizados sus canales oficiales de contacto.
Un cambio de representante, administrador u otra modificación interna no significa que la Superintendencia deba actualizar automáticamente la información registrada.
Si una notificación es enviada a la dirección electrónica oficialmente informada por el sostenedor, puede producir sus efectos legales conforme a la normativa vigente.
Por esta razón, la actualización de correos electrónicos y demás antecedentes institucionales debería formar parte de los controles administrativos permanentes de cada sostenedor.
7. La rendición de cuentas requiere trazabilidad y control permanente
Una adecuada gestión de las subvenciones escolares no debería comenzar cuando se abre el período de rendición ni cuando llega una fiscalización.
Los sostenedores deben contar con procedimientos que permitan mantener la trazabilidad de los recursos desde su recepción hasta su ejecución o acreditación, conservar los antecedentes de respaldo y controlar los saldos que permanecen disponibles de una anualidad a otra.
Asimismo, resulta recomendable verificar periódicamente que los antecedentes registrados ante la autoridad se encuentren vigentes y establecer responsables internos para la recepción y seguimiento de las comunicaciones de la Superintendencia.
La rendición de cuentas debe entenderse, por tanto, como parte de un sistema permanente de cumplimiento y control, y no como una obligación administrativa que se agota con la presentación de información en una plataforma.
¿A qué se expone un sostenedor ante un incumplimiento?
Las irregularidades detectadas en materia de subvenciones pueden derivar en fiscalizaciones, formulaciones de cargos y procedimientos administrativos sancionatorios ante la Superintendencia de Educación.
La consecuencia específica dependerá de la naturaleza de la infracción, su gravedad, los antecedentes existentes y los criterios establecidos por la normativa para determinar la sanción.
Además del impacto económico que eventualmente pueda producir una sanción, una gestión deficiente puede dificultar la defensa del sostenedor frente a la autoridad, especialmente cuando no existe documentación suficiente, no se responden oportunamente las actuaciones administrativas o existen incumplimientos anteriores.
Por esta razón, prevenir, documentar y revisar periódicamente el cumplimiento de estas obligaciones es parte fundamental de la gestión jurídica y financiera de un establecimiento educacional.
La prevención es parte de una correcta gestión de subvenciones
La administración de recursos públicos exige que los sostenedores conozcan no solo cómo realizar una rendición de cuentas, sino también las obligaciones que continúan después de ella.
Acreditar correctamente los saldos, controlar los recursos de arrastre, conservar los respaldos correspondientes, responder oportunamente ante la autoridad y mantener actualizados los antecedentes institucionales son acciones que permiten reducir riesgos y fortalecer el cumplimiento normativo del establecimiento.
Sostenedor: si necesita asesoría jurídica para revisar sus procesos de rendición, enfrentar una fiscalización o fortalecer el cumplimiento de las obligaciones asociadas a las subvenciones escolares, contáctenos completando el formulario disponible a continuación.
