Las celebraciones de Fiestas Patrias son una de las actividades escolares que más registros fotográficos y audiovisuales generan durante el año. Actos, presentaciones, bailes y actividades internas suelen terminar publicados en las redes sociales, sitios web y otros canales institucionales de los establecimientos.
Sin embargo, antes de publicar una fotografía o video en que aparezcan estudiantes, existe una pregunta que los sostenedores deberían hacerse: ¿contamos con las autorizaciones y procedimientos necesarios para utilizar estas imágenes?
La publicación de contenido de estudiantes no es únicamente una decisión comunicacional. También involucra el tratamiento de datos personales y la protección de los derechos de niños, niñas y adolescentes.
La imagen de un estudiante es un dato personal
Cuando una fotografía o un video permite identificar a un estudiante, estamos frente a información vinculada a una persona determinada o determinable. Por esta razón, su obtención, utilización y difusión debe analizarse desde las normas que regulan la protección de datos personales.
Esto adquiere especial relevancia cuando hablamos de niños, niñas y adolescentes y cuando las imágenes dejan de utilizarse exclusivamente dentro del establecimiento para ser difundidas, por ejemplo, a través de Instagram, Facebook, TikTok, el sitio web institucional, newsletters u otros medios de comunicación.
Por ello, la autorización para utilizar la imagen de un estudiante no debería entenderse simplemente como un documento administrativo que se firma y posteriormente se archiva.
Debe existir claridad respecto de qué se autoriza, para qué finalidad y a través de qué medios podrán difundirse las imágenes.
¿Qué hacer con los estudiantes que no tienen autorización?
Este es uno de los principales aspectos que deben resolverse antes de comenzar a fotografiar o grabar una actividad.
El establecimiento debe conocer qué estudiantes cuentan con autorización para la utilización y difusión de su imagen y cuáles no.
Si los padres o apoderados de un estudiante no han autorizado su difusión, el establecimiento debe adoptar las medidas necesarias para resguardar que el estudiante no resulte identificable en el contenido que posteriormente publique.
Esto requiere coordinación.
Los equipos encargados de comunicaciones, convivencia, dirección y quienes registren la actividad deberían contar previamente con esta información. Dependiendo del caso, también pueden adoptarse medidas durante la selección y edición del material, como descartar determinadas fotografías o impedir que un rostro resulte identificable.
Esperar hasta que el reel, la fotografía o el carrusel esté listo para revisar las autorizaciones aumenta innecesariamente el riesgo de cometer errores.
¿Qué ocurre si las fotografías las toma una productora externa?
Muchos establecimientos contratan fotógrafos, productoras audiovisuales, agencias de comunicaciones u otros proveedores para registrar actividades institucionales.
En estos casos aparece una consideración adicional: las imágenes de los estudiantes estarán siendo tratadas también por un tercero.
Por esta razón, no basta con acordar cuántas fotografías debe entregar el proveedor o cuánto tiempo durará la cobertura.
Los contratos deberían establecer claramente las condiciones bajo las cuales podrá acceder y tratar el material, incorporando aspectos como la finalidad para la cual se utilizarán las imágenes, las obligaciones de confidencialidad y seguridad, las restricciones respecto de su utilización y las condiciones para su almacenamiento y posterior eliminación.
El objetivo es evitar que fotografías o videos de estudiantes queden almacenados, reutilizados o difundidos para finalidades distintas de aquellas para las cuales fueron obtenidos.
Ley N.º 21.719: los establecimientos deben prepararse
Este tema adquirirá todavía mayor relevancia con la Ley N.º 21.719, que modifica sustancialmente el régimen chileno de protección y tratamiento de datos personales.
La nueva regulación implica un estándar más exigente en esta materia y hace necesario que las organizaciones revisen la forma en que recopilan, utilizan, almacenan y eliminan información personal.
Para los sostenedores, esto significa que la adecuación no debería limitarse únicamente a cambiar un formulario de autorización de uso de imagen.
Será necesario revisar de manera integral procedimientos internos, autorizaciones, protocolos, contratos con proveedores y prácticas institucionales relacionadas con el tratamiento de información de estudiantes y sus familias.
¿Qué debería revisar un sostenedor antes de publicar?
Antes de registrar y difundir actividades como las celebraciones de Fiestas Patrias, recomendamos revisar al menos:
Las autorizaciones vigentes para el uso y difusión de imágenes de los estudiantes.
La finalidad y los canales de publicación contemplados en dichas autorizaciones.
La identificación previa de estudiantes cuya imagen no puede ser difundida.
Los procedimientos internos que deben seguir quienes fotografían, graban, seleccionan y publican contenido.
Los contratos y obligaciones aplicables a fotógrafos, productoras u otros proveedores externos.
Los mecanismos existentes para almacenar, resguardar y eliminar este material.
La prevención debe comenzar antes de tomar la fotografía
Las redes sociales se han convertido en una herramienta habitual para mostrar las actividades y proyectos de los establecimientos educacionales. El desafío no está en dejar de utilizarlas, sino en hacerlo bajo procedimientos que permitan compatibilizar la comunicación institucional con la protección de los datos y derechos de los estudiantes.
Una autorización desactualizada, un estudiante que no debía aparecer o un proveedor externo sin obligaciones claramente establecidas puede transformar una publicación cotidiana en un problema para el establecimiento.
Sostenedor: este es un buen momento para revisar sus procedimientos.
En Sostiene asesoramos exclusivamente a sostenedores y equipos directivos en materias de derecho educacional y en la adecuación de sus instrumentos y procedimientos a la normativa vigente.
Si necesita revisar las autorizaciones, protocolos o contratos de su establecimiento asociados al uso de imágenes y protección de datos personales, contáctenos en sostiene.cl.
